Empat Puluh Satu Pedoman Efisiensi dalam Rapat/Musyawarah

Empat Puluh Satu Pedoman Efesiensi Waktu dalam Rapat/ Musyawarah
1. Adakan rapat hanya jika rapat itu merupakan jalan terbaik untuk mencapai tujuan. Telusuri semua alternatif lain sebelum memanggil orang lain untuk rapat.
2. Buat rapat Anda sesingkat mungkin! Kebanyakan manager mengatakan bahwa setidaknya separuh dari waktu rapat mereka terbuang sia-sia. Waktu yang terbuang rata-rata 5 jam per minggu, 250 jam per tahun untuk tiap orang yang terlibat dalam rapat. Wow! Dalam mengadakan rapat, jadikanlah pemangkasan waktu sebagai salah satu tujuan. Jika saja setiap peserta rapat telah siap sebelum mereka hadir, maka kebanyakan rapat dapat diselesaikan separuh waktu saja.
3. Tulislah tujuan rapat dan jadwal waktu rapat di papan atau flip chart sebelum peserta rapat tiba. Ini akan membuat rapat tetap fokus dan menghilangkan stres yang disebabkan oleh rapat yang terlalu lama.
4. Jika Anda memimpin rapat, duduklah di ujung depan meja, jadi Anda dapat mengendalikan alur rapat.

5. Pastikan setiap rapat benar-benar merupakan kebutuhan. Rapat rutin bukanlah investasi yang bagus kecuali memang dapat membantu mencapai tujuan Anda.
6. Carilah alternatif lain selain rapat. Jika Anda dapat mencapai tujuan Anda dengan hanya menelpon, maka hematlah waktu semua orang dan rencanakan conference call.
7. Gabungkan rapat-rapat Anda yang saling berhubungan.
8. Minimalkan pertemuan face-to-face, dan mulai dari sekarang!
9. Setiap rapat harus memiliki undangan rapat yang dapat menjawab beberapa pertanyaan berikut dengan jelas: Mengapa saya menginvestasikan waktu dalam rapat ini? Berapa lama akan berjalan? Siapa saja yang hadir? Apa yang diharapkan dari rapat ini?
10. Jika rapat tidak dimulai tepat pada waktunya, bertanggungjawablah untuk mengatakan, “Hey, sekarang sudah jam.9 tepat. Ayo kita mulai saja rapatnya. Sudah waktunya rapat dimulai.”
11. Hanya undang orang yang memiliki sesuatu untuk dikontribusikan sesuai tujuan rapat. Tidak seharusnya ada pelancong atau orang yang suka mengelakkan pekerjaan di meja rapat.
12. Pertimbangkan untuk membubarkan peserta rapat setelah mereka menyelesaikan rapat dalam bagian mereka – selama mereka tidak perlu untuk mendengarkan apa yang dijadwalkan di dalam rapat berikutnya
13. Jika Anda diminta mewakili seseorang dalam sebuah rapat, bicarakan dengan pemimpin rapat bahwa Anda hanya akan terlibat dalam porsi rapat yang terkait urusan orang yang Anda wakili. Saat Anda sudah menyelesaikan tugas “menjadi pendengar yang baik,” tanyakan adakah keperluan yang lain yang dibutuhkan dari Anda. Jika tidak ada lagi yang perlu dibicarakan, ucapkan permisi dan segera kembali kepada pekerjaan utama Anda.
14. Tentukan waktu rapat yang tidak biasa. Orang biasanya lebih mudah mengingat jadwal rapat dengan undangan yang tertulis dimulai pukul
15. Kebanyakan orang memberikan waktu tambahan (pada kenyataannya dimulai pukul 9:40) ketika waktu rapatnya dibulatkan menjadi per setengah jam, dan kebanyakan orang akan menjadi merasa dirinya harus tepat waktu ketika melihat bahwa waktu rapat dimulai pada waktu yang tidak biasa (aneh). Cari tahu waktu-waktu tersebut dan cobalah!
16. Biasakan memiliki handouts ekstra bagi peserta rapat. Lebih baik memiliki terlalu banyak daripada menyendat waktu untuk menyalin handout.
17. Mulailah tepat pada waktunya. Jika rapat dimulai pukul 8:38, maka mulailah 8:38. Satu pengeluaran terbesar yang tidak pernah muncul dalam income statement adalah biaya rapat. Ketahuilah bahwa Anda menghabiskan waktu pegawai sebesar $400 dalam rapat selama 4 jam (Empat pegawai dengan bayaran $50.000 per tahun, 8 jam kerja). Hormatilah investasi yang dibutuhkan oleh rapat Anda.
18. Waktu terbaik bagi rapat adalah pagi hari. Orang masih dalam kondisi lebih segar, tantangan terbesar hari itu masih belum muncul, dan anehnya, tingkat ketepatan waktu hadir semua orang semakin membaik.
19. Jangan memberi ikhtisar pembicaraan yang telah dilakukan kepada orang yang terlambat. Hiraukan mereka ketika mereka datang, dan teruskan rapat. Jika Anda memberi ikhtisar atas apa yang telah dibicarakan, maka Anda menghargai orang yang terlambat dan menghukum orang lain yang tiba tepat pada waktunya.
20. Bicarakan pertama kali agenda yang paling penting dalam rapat Anda. Jika ada beberapa hal yang tidak terselesaikan, pastikan Anda menyelesaikan masalah terpenting yang menjadi alasan Anda mengadakan sebuah rapat.
21. Buatlah batasan waktu bagi peserta rapat untuk ‘menjual’ poin mereka. Pembuang waktu terbesar adalah orang yang memaksa terus bertempur dalam pertempuran yang telah dimenangkan orang lain. Pasang batasan waktu yang diperbolehkan dalam pembahasan tiap item, dan terus lanjutkan rapat sesuai agenda dan batasan.
22. Jangan menyajikan sarapan dan rapat dalam waktu bersamaan. Donat atau jajanan lain tidak pernah menambah produktivitas sebuah rapat. Jika rapat dimulai pukul 9:00 a.m., sajikan sarapan pada 8:30 a.m.
23. Jika rapat dilaksanakan hingga makan siang, maka pada saat ini bicarakan masalah umum yang tidak terlalu membutuhkan fokus perhatian. Lebih produktif memberikan waktu rehat makan siang 30 menit ketimbang tetap mempertahankan perhatian peserta rapat sementara menyajikan/memakan hidangan. Jika tujuan Anda adalah menciptakan suasana perekatan ikatan sosial, alokasikan waktu makan Anda untuk mengejar tujuan tersebut.
24. Selesaikan semua agenda pembicaraan di dalam rapat Anda sebelum melakukan pembicaraan ke arah topik yang tidak terkait. Letakkan perihal penting yang tidak terjadwal dalam rapat di dalam ‘areal parkir’ flip chart untuk didiskusikan kemudian. Isu-isu di dalam areal parkir harus menjadi bagian dalam notulen rapat ketika notulen tersebut dikirimkan kepada para peserta rapat.
25. Tunjuk orang yang terakhir hadir di dalam rapat untuk menjadi penanggung jawab notulen rapat. Saya bertaruh bahwa mereka akan muncul tepat waktu pada rapat berikutnya!
26. Ingin mempersingkat rapat? Jalankan rapat Anda dengan sesi berdiri. Singkirkan kursi-kursi dan letakkan semacam podium di ruangan. Anda dijamin mendapati peserta rapat tidak akan mengantuk dan ingin langsung ke pokok masalah dengan cepat.
27. Gunakan buku catatan spiral untuk mencatat semua catatan rapat. Ini mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari apa yang telah dibicarakan di dalam rapat sebelumnya.
28. Sediakan pena dan/atau kertas tambahan untuk menghindarkan Anda dari lamanya waktu menunggu peserta rapat yang kembali ke ruangan/kantor mereka hanya untuk mengambil alat tulis mereka.
29. Jangan pernah berbicara sembari menulis di flip chart. Tunggu hingga Anda menghadap kepada peserta rapat, sehingga Anda tidak perlu mengulang apa yang telah Anda katakan.
30. Gunakan flip chart untuk mengendalikan arah rapat, dan untuk mencatat siapakah yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti permasalahan yang telah dibahas.
31. Hargailah peserta rapat yang mengatakan hal yang sebenarnya. Jika ‘para nabi’ itu ‘ditembak’ karena mengatakan kebenaran, tidak akan ada ‘nabi yang jujur’ yang akan datang dalam rapat berikutnya.
32. Sebelum meninggalkan rapat, jangan mengasumsikan apapun! Apa Anda benar-benar berpikir bahwa setiap orang tahu apa yang harus mereka lakukan berikutnya? Ikhtisarlah sehingga tiap orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk langkah selanjutnya, kapan hal itu dilakukan, dan bagaimana hasilnya dikomunikasikan.
33. Akhiri rapat tepat pada waktunya atau AKHIRI LEBIH CEPAT! Setiap menit yang Anda habiskan melebihi waktu yang dijadwalkan akan menaikkan tingkat stres dan menurunkan tingkat perhatian. Setiap orang menikmati kejutan ini: selesai lebih cepat.
34. Tertatalah! Telepon setiap peserta sehari sebelumnya dan konfirmasikan kehadiran mereka. Mungkin ini terlihat tidak berguna dalam penghematan waktu dan sepertinya itu sudah layaknya tanggung jawab peserta rapat sendiri. Namun, akan semakin banyak waktu yang terbuang saat hanya ada satu orang saja yang hadir dalam rapat Anda, dan Anda bersusah payah hanya untuk bertemu dengan satu orang tersebut.
35. Jangan biarkan waktu dalam rapat Anda gunakan untuk memecahkan masalah senilai USD 100, sementara Anda menghabiskan ribuan USD untuk mengadakan rapat (lihat poin 82). Fokuslah kepada halhal yang penting.
36. Rapat tidak berakhir hingga notulen dibagikan (dalam dua hari kerja), dan semua tindak lanjut selesai dijalankan.
37. Jangan pernah meninggalkan sebuah rapat dengan keraguan mengapa Anda menginvestasikan waktu Anda untuk menghadiri rapat tersebut. Jika tujuan-tujuannya tidak tercapai, cari tahu apa yang dapat dilakukan dengan cara berbeda untuk memastikan bahwa rapat berikutnya tidak akan berakhir dengan cara yang sama.
38. Bagikan pre-work kepada para peserta rapat. Jika setiap orang dapat melakukan penelitian bagi semua peserta rapat lainnya, Anda dapat menghemat waktu yang cukup besar bagi rapat secara keseluruhan.
39. Sebelum meninggalkan rapat, buatlah rencana kerja (action plan) bagi semua keputusan yang telah dibuat di dalam rapat.
40. Kendalikan peserta rapat yang dominan dengan menekankan bahwa Anda memahami posisi mereka dan mintalah kepada orang tersebut untuk mendengarkan pandangan peserta lainnya sehingga semua pihak dapat menciptakan serangkaian tindakan.
41. Jadikan setiap rapat unik. Lakukan sesuatu yang berbeda untuk setiap rapat seperti merubah lokasi, waktu, atau desain ruangan. Kadang kala perubahan kecil akan menambahkan energi kepada kelompok kerja.
Tulisan di atas diambil dari buku berjudul “175 Tips Efisiensi Waktu Dalam Bekerja” Karya David Cottrell dan Mark C. Layton